Рекомендации по написанию заявки

Существует универсальная форма для написания заявки. Она позволяет включить  практически все возможные пункты, встречающиеся в форматах заявках в государственные или частные фонды. Используя эту форму, Вы также сможете выработать логический подход к планированию и написанию любых проектов.

Разделы универсальной заявки

Титульный лист должен запоминаться.

Титульный лист служит визитной карточкой Вашего проекта. Он должен на одной странице содержать всю необходимую для донора информацию. Часто фонды сами задают форму титульного листа. В этом случае Вы просто должны аккуратно заполнить бланк. Эта форма может содержать, например, следующие пункты:

• Название проекта должно быть броским и кратким.
• Организация-заявитель - название организации,  ее адрес, телефон и номер расчетного счета.
• Руководитель проекта - указывается Ф.И.О., должность, адрес, телефоны, номер факса, адрес электронной почты. Именно с этим человеком будет связываться Ваш донор, если потребуется дополнительная информация. Руководитель отвечает за выполнение проекта и несет ответственность перед донором за эффективность использования средств. Предполагается, что проект составлен руководителем. Если это не так, то следует отдельной строкой указать автора, либо авторов проекта. Руководитель должен быть один.
• География - указывается город, область, государство, где будет проходить работа по проекту.
• Срок выполнения проекта - обычно исчисляется в месяцах.
• Стоимость проекта - здесь указывается требуемый объем финансирования на весь срок или на первый год выполнения проекта. Кроме того, нужно указать полную стоимость проекта (включая Ваш собственный вклад и средства, полученные из других источников).

Краткая аннотация содержит ясное и краткое описание сути заявки. Занимает полстраницы, максимум - страницу. Включает по одному - два предложения, отвечающих на вопросы: кто будет выполнять проект; почему и кому нужен этот проект; что получится в результате; как проект будет выполняться; сколько потребуется денег.

Введение содержит сведения об организации-заявителе. Объясняет, кто подает заявку, кто будет выполнять проект, и почему заявители/исполнители наилучшим образом выполнят задачи проекта (в силу своей квалификации, опыта, убеждений, репутации...).

Постановка проблемы описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта, и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя.

Цели и задачи дают представление, каковы же будут итоги выполнения проекта. Цель - это во имя чего предпринимается проект. Задачи - конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта. Задачи и результаты поддаются количественной оценке.

Целевые группы – это будущие участники проекта, клиенты, получатели услуг, бенефициары и пр. Бенефициары (благополучатели) – это те люди, чья жизнь каким-то образом изменится или улучшится с помощью проекта. Данный раздел часто не включается фондами в форму заявки. В этом случае заявителю необходимо четко обозначить целевую группу в других разделах заявки.

Целевые группы можно подразделить на прямую и косвенную.

• Прямая целевая группа – люди, проблему которых организация решает в ходе проекта.
• Косвенная целевая группа – к ней относятся те, кто может оказать влияние на изменение ситуации и/или на поведение прямой целевой группы (например, учителя, родители и т.д.)

Методы. Указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач. Приводится схема организации работы по проекту и календарный план. Из раздела должно быть ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены. Это самый большой раздел заявки.

Ожидаемые результаты и механизмы оценки. Укажите в данном разделе, какие конкретные количественные и качественные результаты, подтверждающие решение поставленных задач, будут получены при проведении каждого конкретного мероприятия или предоставлении конкретной услуги.  Помните, что результаты должны быть измеряемы. Планируя результаты, вы задаете себе планку, по которой будете отчитываться. Из этого раздела должно быть ясно, как Вы предполагаете оценить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта

Дальнейшее финансирование. Содержимое раздела объясняет, каким образом, за счет каких ресурсов заявитель надеется сохранить и расширить достижения данного проекта; убеждает грантодателя в том, что после того как  средства гранта будут израсходованы, найдутся ресурсы для поддержания данной инициативы. Раздел необходим, если предусматривается продолжение работ по проекту по окончании срока действия гранта.

Бюджет. Пояснения к бюджету. Раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы: сколько денег требуется от грантодателя, из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы, и на что они будут потрачены.

Приложения включают обязательные документы, подтверждающие статус и финансовое состояние организации (обычно список документов указывается фондом) и дополнительные материалы, поясняющие содержание заявки.

Экспертиза заявки в фонде

Вашей заявке предстоит пройти как минимум два барьера – проверка соответствия формальным критериям фонда и экспертная оценка.

Первым Вашу заявку в фонде встречает работник администрации фонда, клерк. После регистрации он (клерк) оценивает Вашу заявку с точки зрения соответствия формальным критериям, таким как направления финансирования, запрошенные размер гранта и статьи расходов, география, словом всего, что фонд объявлял как свои условия.

Вам следует строго соблюдать все формальные критерии, указанные фондом. Будет очень обидно, когда Ваша заявка даже не дойдет до эксперта из-за того, что написана шрифтом Arial,  вместо запрошенного Times.

Как правило, фонды в своих описаниях указывают достаточное количество «ключевых слов», на основе которых и надо строить свою заявку. Это поможет ей пройти первый барьер. Так, если фонд финансирует проекты «по развитию гражданского общества», то в Вашем проекте должно быть именно гражданское общество, а не «демократическое строительство», и, тем более, не полевые исследования.

Далее Ваша заявка попадает к экспертам, которые либо дают фонду письменные рецензии на заявку, либо собираются вместе на Экспертный Совет, который и выносит решение о финансировании.

Если Ваша заявка написана так, что позволяет трактовать ее неоднозначно, то эксперты могут понять ее неверно, а Совет будет выносить решение о финансировании или не финансировании совсем не того, что Вы имели в виду.
Чтобы избежать этого, до отправки в фонд дайте почитать свою заявку неспециалисту в Вашей области (соседу, знакомому) и попросите его рассказать Вам суть Вашего проекта. Его видение совпало с Вашим? Если «да», то все в порядке. Ведь член Экспертного Совета в первую очередь просто посторонний человек, читающий незнакомый текст.

Основные критерии, которыми руководствуются фонды при решении вопроса о финансировании:

• степень соответствия проекта целям и приоритетам конкурсной программы;
• важность, актуальность и реалистичность проекта;
• оптимальность механизма реализации проекта;
• реалистичность бюджета;
• значимость полученных результатов;
• надежность организации, выполняющей проект;
• наличие, а также величина вклада в проект собственных ресурсов организации исполнителя или других доноров.

В качестве вывода:

Заявка на финансирование – один из инструментов привлечения средств на реализацию проектов. Обычно это заявка в фонд на получение гранта, но это еще и прекрасный инструмент для того чтобы структурировать свои замыслы, определить недостающие ресурсы. Это достаточно универсальный инструмент для обращения за поддержкой. Даже если те, к кому вы обращались за поддержкой, не оценили вашу заявку по достоинству, то вы, по крайней мере, получили готовую программу работы вашей организации. Часто разработав проект и прописав заявку, организация понимает, что многое из задуманного она может осуществить, опираясь только на свои ресурсы.

И еще один совет! Можно прочитать миллион пособий и книг о том, как разработать проект и написать заявку, и продолжать думать, что у вас еще недостаточно знаний, чтобы начать действовать. Поверьте, миллион первая книга вам не поможет! Принимайтесь за дело, только тогда вы добьетесь успеха.